Dokumentenmanagement für Unternehmen: Ordnung und System für Ihren Arbeitsalltag
Unternehmen – ob klein oder groß – arbeiten in ihrem Tagesgeschäft mit einer Vielzahl an Dokumenten: Projektpläne, Materialien, interne Schulungsunterlagen und vieles mehr. Um ein effektives Arbeiten zu ermöglichen, müssen diese logisch strukturiert und schnell auffindbar sein, oft gibt es auch weitere Anforderung wie etwa zu begrenzende Zugriffsrechte oder die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Genau hier setzt Staff Times an: Mit der neuen Funktion für Dokumentenmanagement erhalten Unternehmen eine zentrale, strukturierte Lösung, um wichtige Dateien sicher abzulegen und jederzeit wiederzufinden. Alles direkt integriert in die bestehende Oberfläche für digitale Zeiterfassung – das garantiert einen nahtlosen Workflow.
Erfahren Sie hier, wie genau Sie die neue Funktion anwenden können und profitieren Sie ab sofort bei all Ihren Abläufen und Ihrem Projektmanagement von unserer Dokumentations-Innovation.
Eine Plattform für alle Unterlagen
Die neue Funktion ermöglicht es Ihnen, unterschiedlichste Dateien, wie Unternehmensrichtlinien, Kostenschätzungen, Pläne, Anleitungen oder Onboarding-Dokumente, direkt in Staff Times hochzuladen und zu organisieren. Die Ablage erfolgt benutzerfreundlich in Themenordnern und ist sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeitende zugänglich.
Mithilfe von Zugriffsrechten können Sie regeln, wer von Ihren Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen kann, wodurch auch der Datenschutz optimal gewahrt bleibt.
Für die datenschutzkonforme Verwaltung und Speicherung Ihrer Dokumente können Sie zwischen einem Serverstandort in der EU oder in der Schweiz wählen. So entscheiden Sie selbst, wo Ihre Daten gespeichert werden – entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation oder Ihres Landes. Weitere Serverstandortoptionen sind in Vorbereitung.
So funktioniert’s – Video ansehen und direkt starten
In unserem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wo Sie das Dokumentenmanagement in unserer Benutzeroberfläche finden, wie Sie eine Gruppe erstellen und wie einfach Sie anschließend Dokumente hochladen, freigeben und verwalten können.
Einsatzmöglichkeiten des Dokumentenmanagements im Unternehmensalltag
Das Dokumentenmanagement von Staff Times ist besonders flexibel und kann so in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen genutzt werden. Ob Personalabteilung, Projektteam oder Geschäftsleitung – die Einsatzszenarien für die zentrale, strukturierte und sichere Dokumentenablage sind vielseitig. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie die Funktion gezielt in Ihrem Arbeitsalltag nutzen können:
- Wissensmanagement und interne Richtlinien: Nutzen Sie das Dokumentenmanagement als zentrale Ablage für Fachdokumente, Weisungen, Personalreglemente oder Prozessdokumentationen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden stets auf aktuelle Inhalte zugreifen können.
- Projekt- und Teamunterlagen gebündelt und an einem Ort: Speichern Sie Projektpläne, Zeichnungen, Rechnungen oder Kostenschätzungen direkt beim jeweiligen Projekt. Teams profitieren von einem klaren Überblick und gezielter Dateifreigabe – ideal auch für projektbasierte Kommunikation und Updates.
- Onboarding und Weiterbildung: Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg. Hinterlegen Sie Onboarding-Checklisten, Schulungsmaterialien und Richtlinien zentral und strukturiert. Diese Funktion erleichtert auch die fortlaufende Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden.
- Plattform für interne Kommunikation: Fördern Sie den Austausch über Innovationen und Prozesse mit einem internen Bereich für Mitarbeitende. Teilen Sie Informationen, sammeln Sie Feedback und schaffen Sie Raum für neue Ideen – alles in einem sicheren und zugänglichen System.
- Digitale Personalakte: Verwalten Sie sensible Personaldaten wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Abwesenheitsmeldungen sicher und zentral. Durch rollenbasierte Zugriffsrechte behalten HR-Verantwortliche die volle Kontrolle, während gleichzeitig Datenschutzstandards zuverlässig eingehalten werden.
- Einbindung externer Cloud-Dienste: Binden Sie bei Bedarf auch externe Collaboration Tools wie Google Docs, OneDrive oder Dropbox ein. Über die Verlinkung entsprechender Dateien lassen sich auch cloudbasierte Inhalte strukturiert in das Dokumentenmanagement integrieren. So können etablierte Workflows fortgeführt werden und die Dokumente müssen nicht im Rahmen Ihres Staff-Times-Speicherkontingents verwaltet werden.
Nahtlos integriert in Ihre Arbeitsprozesse bei Staff Times
Die Dokumentenmanagement-Funktion ist vollständig in Ihre Staff-Times-Plattform integriert. Dokumente lassen sich direkt mit bestehenden Projekten, Aufgaben oder Gruppen verknüpfen. Der Zugriff erfolgt – wie gewohnt – über Desktop und mobile Endgeräte.
Vorteile des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen im Überblick:
- zentrale, strukturierte Dokumentenablage
- DSGVO-konform und rollenbasiert steuerbar
- einfacher Zugriff für Mitarbeitende und Admins
- Dateiverknüpfung mit Projekten und Gruppen
- mobil und flexibel nutzbar
Volle Effektivität für Ihr Unternehmen: Jetzt starten!
Testen Sie unsere neue Dokumentenverwaltungs-Funktion ab sofort. Sie ist bereits in Ihrem Staff-Times-Account enthalten – ganz ohne Aufpreis. Im Grundabo gelten Einschränkungen bei Dateigröße (max. 2 MB) und Anzahl der Dokumente. Für größere Kapazitäten oder individuelle Anforderungen sprechen Sie uns gern an – wir finden gemeinsam die optimale Lösung für Sie.
Einen ersten Überblick über die Preisgestaltung zum Dokumentenmanagement finden Sie auch auf unserer Preisübersicht. Dort können Sie selbst wählen, welche Dateigrößen und wie viel Speicherplatz Sie benötigen und die entsprechende Preisgestaltung ablesen.
Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Wünschen gern per WhatsApp oder über unseren Chat-Bot. Oder buchen Sie eine kostenlose Demo!
Bringen Sie jetzt Struktur in Ihre Dokumente – mit Staff Times.
